Product Warranty and Return Policy

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Disclaimer: This policy is subject to change without notice. Please contact the Customer Service Department to obtain the most current policy. This is CardioMed Supplies’ standard policy; your facility may have a contract with slightly different conditions. Please contact your contract administrator for details.

 

WARRANTIES

STERILE MEDICAL PRODUCTS

CardioMed Supplies Inc. warrants that sterile medical products that are unopened will perform as designed, free from defects in materials and workmanship, up to and including their expiration date.

Products that have been opened for clinical use will be warranted for the duration of their recommended period of use (see the directions for use for the recommended product application), even if that period of use extends beyond the expiration date. Example: A temporary dialysis catheter with a recommended period of use of 30 days is inserted in a patient 10 days prior to product expiration. This catheter will be warranted for the full 30 days of its intended use.

NON-STERILE MEDICAL PRODUCTS

CardioMed Supplies Inc. warrants that non-sterile medical products that are unopened will perform as designed, free from defects in materials and workmanship, for one year from the date of sale. Exception: Incontinence Enema Catheters are warranted for 100 days from the date of sale.

DISTRIBUTED MEDICAL PRODUCTS(not Electronic Products; see relevant section)

Products distributed by CardioMed Supplies Inc. are warranted by the manufacturer for defects in materials and workmanship, not by CardioMed. As the manufacturer’s agent, all product concerns should be reported to CardioMed. CardioMed will assist with product investigation, replacement and/or retraining as may be required.

ELECTRONIC PRODUCTS

Electronic products distributed by CardioMed Supplies Inc. are warranted by the manufacturer for defects in materials and workmanship, not by CardioMed. The product warranty offered by the manufacturer is the same warranty offered by CardioMed. Where no warranty is expressed or provided by the manufacturer, CardioMed shall offer a 90 day limited warranty. CardioMed reserves the right to inspect product for mishandling before issuing a replacement product, authorizing the repair of the item or issuing a credit. The decision to replace, repair or credit the product is at the sole discretion of CardioMed Supplies Inc. and/or the manufacturer.

 

 

RETURNS

All returns to CardioMed Supplies must be approved in advance by either the Quality Assurance Department or the Customer Service Department. If the return is approved a Return Materials Authorization (RMA) number will be issued. The RMA number must be clearly identified on the outside packaging of the product in order to guarantee that the product return is processed in a timely manner.

Please review the following sections regarding the conditions of specific returns.

INCORRECT SHIPMENTS

Errors due to shipping irregularities must be reported to CardioMed’s Customer Service Department within 10 business days from the date of shipping, or 5 business days from the date of receipt, whichever is longer. This includes, but is not limited to; short shipments, over shipments, and damaged shipments.

Note: For shipments made collect on the customers courier account, it is the responsibility of the customer to contact the courier to make a claim for any and all damages that may have occurred during shipment.

ORDERING ERRORS AND INVENTORY ADJUSTMENTS

Return requests for items ordered in error or for the incorrect quantity are to be made through CardioMed’s Customer Service Department. The allowable period for returns is based upon the ORIGINAL invoice date of the order. Return requests for products with an invoice date less than 30 days prior to the date of request can be processed immediately. Return requests for products with an invoice date more than 30 days but less than 6 months prior to the date of request, will require the approval of the sales manager. Returns for products with an invoice date more than 6 months prior to the date of request cannot be accepted.

Please note:

  • CardioMed will not accept returns strictly for the purpose of inventory reduction.
  • CardioMed will not accept returns for custom built products or special order items.

EXPIRATION PERIOD

Should a customer feel that CardioMed Supplies has shipped a product with an insufficient period of time before expiration, this will be handled under the same process as an incorrect shipment. The only additional step will be to determine the validity of the claim, which may involve an investigation by the Quality Assurance Department, and a clarification as to the usage by the sales representative for the account.

DEFECTIVE PRODUCTS (CUSTOMERS COMPLAINTS)

Return requests relating to defective products or products not operating as designed/intended still require a RMA number for tracking purposes.

If you have a product that you believe is not performing as required, you should contact the Quality Assurance (QA) Department via email for investigation prior to a return authorization being issued or a corrective action being taken. The QA Department will notify Customer Service as to whether the RMA is to be issued following the investigation. Products are NOT to be returned to CardioMed unless the QA Department approves the return.

Note: All returns are required within three (3) months from the issue date of the RMA; after three (3) months CardioMed reserves the right to close the RMA.

RECALLS

Return requests relating to products under recall require a RMA number for tracking purposes.

If you have a product that is under recall, you must first notify CardioMed’s Quality Assurance Department in order to verify that the product code, lot number, and other relevant product details are applicable to the recall before requesting a RMA number from the Customer Service (CS) Department. Once the product information is validated the QA Department will notify the CS Department that the RMA should be issued.

RESTOCKING CHARGES

Restocking charges are intended to recover the costs of receipt, inspection, repackaging and labelling, re-shelving in the warehouse, and the administration costs of processing the RMA and the Credit Memo. As such, all returns may be subject to a restocking charge.

CardioMed’s standard restocking charge is 25%; however several factors may affect this charge. These factors include, but are not limited to: elapsed time from date of purchase; amount of handling required; repackaging and labelling; contract obligations. Therefore the restocking charge may be increased to a maximum of 30%.

Restocking charges will not be applied under the following conditions:
where the return is due to defective product, corrective action or product recall
where the return is due to an over-shipment or incorrect shipment

Note: the exception to this would be where the client has obviously opened or mishandled the product

RETURN FREIGHT CHARGES

Return freight charges are the responsibility of the customer, with the following exceptions:
where CardioMed has shipped the wrong product, CardioMed will pay the return freight charges for the wrong product and will pay the freight to re-ship the correct product
where CardioMed has over-shipped a product, CardioMed will pay the return freight charges for the overage
where the return is for a product under recall or corrective action

Defective products may be returned at CardioMed’s expense only if the Quality Assurance department has approved this action after identifying the nature of the defect, and a RMA number has been issued by the Customer Service Department.


CONTACT INFORMATION

Customer Service Department
Telephone: 705-328-2518
Canada Toll Free: 1-800-387-9757
USA Toll Free: 1-800-647-6474
Email: service@cardiomed.com

Quality Assurance Department
Email: qsm@cardiomed.com

 


 

 

 

GARANTIE DES PRODUITS ET
POLITIQUE DE RETOUR DE MARCHANDISE

Avertissement : Le contenu de ce document est assujetti à des changements sans préavis. Veuillez contacter notre service à la clientèle pour obtenir les plus récents détails de notre politique. Ce document vous présente les politiques générales initiales de CardioMed Supplies Inc.; il est possible que votre établissement puisse avoir un contrat avec des conditions légèrement différentes. Veuillez contacter votre administrateur de contrat pour plus de détails.

GARANTIE DES PRODUITS
Produits médicaux stériles

CardioMed Supplies Inc. Inc. garantit que les produits médicaux stériles dont l’emballage est intact et non ouvert fonctionneront tel que prévu, exempt de défauts matériels et de fabrication, jusqu’à sa date de péremption. Les produits ayant été ouverts pour une utilisation clinique seront garantis pour la durée de leur période recommandée d’utilisation, tel que mentionné dans les instructions d’utilisation fournies par le fabricant, même si cette période d’utilisation s’étend au-delà de la date d’expiration*.

*Exemple :
Le fabricant d’un cathéter de dialyse temporaire offre une garantie de 30 jours à partir du moment où il est inséré dans un patient. Supposons que ce cathéter soit inséré chez un patient 10 jours avant sa date d’expiration, le produit sera garanti pendant les 30 jours complets de son utilisation prévue.

Produits médicaux non stériles
CardioMed Supplies Inc. Inc. garantit que les produits médicaux non stériles dont l’emballage est intact et non ouvert fonctionneront tel que prévu, exempt de défauts matériels et de fabrication, pendant un an à partir de la date d’achat, ou de cinq ans à compter de la date de fabrication, selon la première éventualité. Les produits ayant été ouverts pour une utilisation clinique seront garantis pour la durée de leur période recommandée d’utilisation, tel que mentionné dans le mode d’emploi du produit fourni par le fabricant.
Exception :
Les cathéters d’incontinence Enema sont garantis pour une période de 100 jours à partir de la date d’achat.

Produits médicaux de distribution
(À l’exception des produits électroniques, voir section suivante : Produits électroniques)
Les produits médicaux distribués par CardioMed Supplies Inc. Inc. sont garantis contre les défauts de matériel et de fabrication selon les règles stipulées par le fabricant d’origine du produit, et non pas par CardioMed Supplies Inc. Inc. C’est à titre d’agent de distribution que vous devez nous informer de toute réclamation à l’égard de ces produits de distribution. CardioMed Supplies Inc. Inc. vous assistera pour l’évaluation de votre requête. Le cas échéant et selon les directives du fabricant, CardioMed Supplies Inc. Inc. remplacera le ou les produits fautifs ou formera le personnel à son utilisation si tel est exigé.

Produits électroniques
Les produits électroniques distribués par CardioMed Supplies Inc. Inc. sont garantis contre les défauts de matériel et de fabrication selon les règles stipulées par le fabricant d’origine du produit et non pas par CardioMed Supplies Inc. Inc. La garantie du produit offerte par le fabricant est de la même garantie offerte par CardioMed.

Lorsqu’aucune garantie n’est offerte par le fabricant, CardioMed Supplies Inc. Inc. offre une garantie limitée de 90 jours. En cas de réclamation, CardioMed se réserve le droit d’inspecter et/ou de tester le produit défectueux avant de le remplacer ou d’en autoriser la réparation. Cette décision est à la discrétion de CardioMed Supplies Inc. Inc. et/ou du fabricant.

POLITIQUE DE RETOUR DE MARCHANDISE
Retour

Tout retour de marchandise chez CardioMed Supplies Inc. doit être préalablement autorisé, soit par notre département de contrôle de la qualité, ou bien par notre département de service à la clientèle. Dépendamment de la nature du retour, un numéro de plainte du client CCN (Customer Complaint Number) ou un numéro d’autorisation de retour de marchandises RGA (Return Goods Authorization) sera émis afin de répondre le plus efficacement possible à votre requête.

Remarque : Bien vouloir consulter les paragraphes suivants à l’égard des conditions spécifiques de notre politique de retour de marchandise.

Erreur d’expédition
Si vous constatez une erreur d’expédition sur votre commande, vous devez rapporter le fait au service à la clientèle de CardioMed au maximum dix (10) jours ouvrables à partir de la date d’expédition, ou au maximum cinq (5) jours ouvrables à partir de la date de réception, selon le plus long des deux délais à votre avantage. Ceci inclut les expéditions en trop petite quantité, les expéditions en trop grande quantité et/ou les expéditions endommagées. Il pourrait en être de même pour d’autres circonstances.

Remarque : Pour les expéditions facturées par le transporteur au compte du destinataire, la responsabilité de communiquer avec le transporteur pour toute réclamation en dommage occasionné durant le transport relève du client.

Erreur de commande ou ajustement d’inventaire

Les demandes de retour de marchandise pour des items commandés par erreur ou pour des quantités erronées doivent être adressées au service à la clientèle de CardioMed Supplies Inc.. La période de retour de marchandise autorisée est établie en fonction de la date de facturation originale de la commande. Les requêtes pour le retour de marchandise ayant une date de facturation de moins de trente (30) jours peuvent être autorisées immédiatement par le service à la clientèle. Les requêtes pour le retour de marchandise ayant une date de facturation de plus de trente (30) jours et moins que six (6) mois doivent être préalablement autorisées par la direction des ventes. Les requêtes pour retour de marchandises ayant une date de facturation de plus de six (6) mois ne seront pas acceptées.

Remarque : CardioMed Supplies Inc. Inc. n’acceptera pas de retour de marchandise lié à une réduction d’inventaire, et/ou n’acceptera pas de retour de marchandises pour des produits fait sur mesure ou en commande spéciale.

Date d’expiration du produit

Dans l’éventualité où vous pourriez croire que CardioMed Supplies Inc. vous a expédié un produit dont le délai d’utilisation restant par rapport à la date d’expiration stipulée est insuffisant, cette requête sera traitée selon le même processus qu’une « Erreur de commande ». Cependant, nous ajouterons une étape additionnelle soit de déterminer la validité de cette réclamation. Ceci impliquera la participation de notre département de contrôle de la qualité. De plus, nous validerons auprès de votre représentant CardioMed Supplies Inc. votre usage annuel selon votre volume d’achat.

Produits défectueux, action corrective et campagne de rappel
Toutes demandes de retour de marchandise relative à des produits défectueux, produits ne fonctionnant pas comme indiqué ou produits faisant l’objet d’une campagne de rappel du fabricant doivent être accompagnées d’un numéro d’autorisation de retour de marchandise (RGA), préalablement obtenu auprès de notre service à la clientèle CardioMed Supplies Inc., ceci à des fins de suivi de dossier.

  • Produits défectueux et action corrective
    S’il s’agit d’un retour de marchandises concernant un produit défectueux ou ne répondant pas à vos attentes, notre service à la clientèle transférera votre requête à notre département de contrôle de la qualité (QSM) dans le but de déterminer l’importance de la situation, et proposera une action corrective. Le département de contrôle de la qualité autorisera l’émission du numéro de retour de marchandise (RGA) selon les constats qu’il aura faits. Les produits ne peuvent pas être retournés chez CardioMed Supplies Inc. sans avoir préalablement obtenu une autorisation du département de contrôle de la qualité ou du département de service à la clientèle.Remarque : Tous les retours sont requis dans les trois (3) mois suivant la date d’émission du RMA. Après les trois (3) mois, CardioMed se réserve le droit de fermer le RMA et d’en retirer les privilèges s’y rattachant.
  • Campagne de rappel
    Si vous possédez des produits que vous croyez être en lien avec une campagne de rappel, vous devez préalablement communiquer avec le département de contrôle de la qualité (QSM) de CardioMed Supplies Inc. afin de valider les critères de la campagne de rappel. Les informations suivantes seront requises : le numéro du produit, le numéro de lot, et tous les autres détails pertinents établis par la campagne de rappel. À la suite à ces vérifications et dans l’éventualité que vos produits fassent partie du rappel, le département de contrôle de la qualité informera le département de service à la clientèle qui émettra un numéro d’autorisation de retour de marchandise (RGA).

Frais de manutention

Les frais de manutention servent à couvrir les dépenses liées aux coûts de réception, d’inspection, d’emballage et d’étiquetage, d’inventaire et d’administration encourus par le processus de traitement de toute demande de retour de marchandises et de note de crédit. Noter que tout retour de marchandise est potentiellement sujet à des frais de manutention. Les frais de manutention de base de CardioMed Supplies Inc. sont de 25 %. Cependant, plusieurs facteurs peuvent affecter ce pourcentage. Ces facteurs incluent le délai depuis la date de facturation; la quantité de manutention requise; les frais d’emballage et d’étiquetage; les obligations contractuelles. Il pourrait en être de même pour d’autres facteurs. De ce fait, les frais de manutention peuvent atteindre un maximum de 30 %.

Les frais de retour ne seront pas appliqués pour les conditions suivantes :

  • Lorsque le retour de marchandise est requis pour des produits liés à une défectuosité, une action corrective ou une campagne de rappel.
    Lorsque le retour de marchandise est requis pour des produits expédiés en trop ou par erreur.Exception : Des frais de retour seront réclamés si le client a ouvert les emballages et/ou endommagé les produits.

Frais de transport pour retour de marchandise
Les frais de transport pour le retour de marchandise relèvent du client, sauf pour les exceptions suivantes :

  • Dans l’éventualité où CardioMed Supplies Inc. a expédié le mauvais code de produit, les frais de transport et les frais de réexpédition entourant l’émission d’un nouveau code de produit seront assumés par CardioMed Supplies Inc.;
  • Dans l’éventualité où CardioMed Supplies Inc. a expédié un code de produit en trop grande quantité, les frais de transport pour le retour des produits excédentaires seront couverts par CardioMed Supplies Inc.;
  • Dans l’éventualité où les produits à retourner font partie d’une campagne de rappel ou d’une action corrective, les frais de transport seront assumés par CardioMed Supplies Inc..
    Exception : Les produits défectueux pourront être retournés aux frais de CardioMed Supplies Inc. uniquement si le département de contrôle de la qualité (QSM) confirme le défaut et en approuve le retour. Alors, le service à la clientèle émettra un numéro d’autorisation de retour de marchandises (RGA).

POUR NOUS JOINDRE
Département du service à la clientèle
Téléphone: 705-328-2518
Ligne sans frais au Canada: 1-800-387-9757
Ligne sans frais aux États-Unis: 1-800-647-6474
Courriel: service@cardiomed.com
Département du contrôle de la qualité
Courriel: qsm@cardiomed.com